明治グループ健康保険組合

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個人情報保護について

個人情報保護法について

個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)は、平成15年5月30日に公布され、一部について同日施行されましたが、「個人情報取扱事業者」の義務や罰則などについては、平成17年4月1日から施行されました。

この法律でいう「個人情報取扱事業者」は、5千人分以上の個人情報を保有している民間企業等の全てが該当します。健保組合の場合は、レセプト(患者の個人情報が記載された医療費の明細請求書)など重要度の高い医療情報を取り扱っていることから、厚生労働省のガイドラインによって、保有する個人情報の人数に関係なく、「個人情報取扱事業者」と同様の義務が課せられることとなります。

この法律の大きな特徴は、「個人情報が漏えいしないように守る。」、「自己情報コントロール権を被保険者が有する。」――の2点です。前者の考えは、これまでの守秘義務であり、当然としても、後者の“自己情報コントロール権”については、欧米先進国では浸透していることですが、日本ではなじみの少ない考えであるかと思います。この法律が施行されたことによって、今後は、個人情報の記載されている被保険者やその被扶養者(以下「加入者」という。)がコントロール権を有することとなりました。加入者が自己情報をコントロールできるようにするためには、加入者に対し透明化をはかることが必要となり、そのために個人情報の利用目的等について公表するなどの取扱いが、健保組合にも義務づけられることとなりました。

また、同様の趣旨から、健保組合が保有する加入者の個人データについては、第三者に提供する場合、原則として加入者の同意が必要となります。第三者とは、被保険者(法人)以外の者であり、夫婦、親子、兄弟であっても加入者以外は第三者となります。健保組合にとっては、事業主(母体企業)も第三者になります。

ただし、第三者への個人データの提供について、法律ではいくつかの同意不要事項や第三者提供に該当しない事項についても触れています。同意不要事項としては、①法令に基づく場合、②人の生命、身体又は財産の保護に必要な場合、③公衆衛生・児童の健全育成に特に必要な場合、④国等に協力する場合――の4点です。また、第三者提供に該当しない事項としては、①委託先への提供、②合併等に伴う提供、③グループによる共同利用――の3点があります。

健保組合の業務は、健康保険法の趣旨にのっとって行うものであり、ほとんどの基本的業務処理は、健康保険法令に基づいており、加入者の同意を要しません。また、健保組合の多くの業務処理はコンピューターによって行っているため、外部業者に業務処理を委託しています。さらに、共同利用による事業もあり、結果として、加入者の同意なく行う個人データの提供が数多くなっています。

この法律の施行後は、健保組合として、前述の除外事項等を除く、個人データの第三者提供に当たる事項については、加入者の同意を得るとともに、個人情報の利用目的について公表しなければなりません。それと同時に、加入者の個人データについて、この法律では、開示、訂正、追加または削除、利用停止または消去する権利が加入者本人にあることとなります。

しかし、健保組合が保有する加入者の個人データは、健康保険法に基づく届出等により保有するものが大半であり、健康保険法では任意継続被保険者を除き、事業所ごとの強制加入となっており、原則として加入者の申し出で削除や消去はできません。訂正、追加につきましては、これまで同様に「~変更(訂正)届」を提出していただくこととなります。残る権利として、個人データの利用停止がありますが、仮に、個人情報の利用停止を申し出られても、多くの場合、結果として給付が受けられなくなったり、健診が受けられなくなったり、他の保健事業についても加入者の受益が損なわれるおそれがあります。

なお、個人情報保護に関するご質問、問い合わせ、開示、訂正、追加及び一部の利用停止についての申し入れ等につきましては、当健保組合の相談窓口までご連絡下さい。

以上

Q&A

なぜ個人情報保護法が制定されたのですか?

コンピュータやネットワークを用いた情報通信社会の進展に伴って、大量、多様な個人情報を蓄積し利用できるようになっていますが、一方で情報流出などにより、個人のプライバシーが侵害されるおそれがあります。
こうした事態に備え、個人情報が適正に扱われることを目的に個人情報保護法が定められ、平成17年4月1日から全面施行となっています。
これにより、個人情報を扱う事業者の遵守すべき義務等が明確になりましたが、特に医療分野は情報の性質から厳格な実施が必要とされ、レセプトなどを扱う健保組合においても、組合の規模にかかわらず積極的な取り組みが求められています。

個人情報とは?

個人情報とは、氏名、生年月日、その他の記述等により、特定の個人を識別できる情報のことをいいます。また、他の情報と容易に照合ができ、それにより特定の個人を識別できる情報も含まれます。

健保組合が扱う個人情報には、どのようなものがありますか?

下記のものが挙げられます。

健保組合が扱う個人情報の例
適用情報 保険証記号・番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、標準報酬月額、被扶養者の有無など
レセプト情報 診療年月、医療機関名、診療科、傷病名、診療開始日、負担金額、診療内容、画像(レセプト画像)など
健康診断情報 健診種目名、健診機関名、画像(レントゲン写真)、相談・指導内容、所見、疾病既往歴、被扶養者既往歴など
現金給付情報 振込口座、電話番号、受診医療機関名、傷病名、給与所得、基礎年金番号、年金額、医療費、出生児名、死亡年月日など

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個人情報保護に関する基本方針について

2003年5月に「個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」という。)」が成立し、2005年4月から企業や健保組合の個人情報の取り扱いに関する義務が課せられるようになりました。当健保組合では、個人情報の保護について下記の通りの考えのもと、取り組みをすすめていくことをお知らせ致します。

当健保組合は、被保険者やその被扶養者(以下「加入者」という。)の氏名、住所、性別、生年月日、電話番号などのほか、適用関係情報(資格の得喪、標準報酬情報等)、現金給付関係情報(埋葬・分娩、出産・傷病手当金等、一部負担還元金・付加給付を含む)、レセプト関係情報(医療費、受診・治療情報等)、健康診査関係情報(健診データ等)、健康管理に関する情報(保健施設利用情報、組合行事関連情報)などの個人情報(特定の個人を識別できる情報)について、以下の方針で取り組みます。

個人情報の管理

  • 個人情報の保護に関する当健保組合の「個人情報保護管理規程」を制定するとともに、個人情報保護法及び関係する法令等を遵守します。
  • 当健保組合は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、自己の個人情報に対する問い合わせ並びに開示、訂正、削除を求められたときは、健康保険法等の法令並びに個人情報保護管理規程等に従い、対応いたします。
  • 次のような適正な管理を行うことで、常に個人情報の保護に努めます。
    • (1) 個人情報保護管理責任者の選任による責任の所在の明確化
    • (2) 個人情報の漏えい、破壊、紛失、改ざん、誤用等を防止するための厳重なセキュリティー対策の実施
    • (3) 安全な環境下で管理するための個人情報データベースへのアクセス制限の実施
    • (4) 個人情報の保護についての職員教育の徹底
  • 当健保組合は個人情報の収集にあたり、健康保険法などの法令等で収集が義務付けられている場合を除き、加入者に対し収集目的を明らかにし、収集した個人情報は、利用目的の範囲のみで使用し、利用目的を遂行するために業務を委託する場合を除き、第三者には提供いたしません。
  • 利用目的遂行のために業務を委託する場合、個人情報の取り扱いに関する委託先の適正な管理及び監督を行います。
  • 当健保組合は、当健保組合の個人情報データベースに保管されている加入者の個人情報をできる限り正確、完全、最新に保つために、加入者からの請求により、速やかに訂正等を行います。
  • 個人情報の取扱い及び管理についてのお問い合わせは、下記記載の当健保組合の担当部窓口で受け付けます。
    窓口  :
    明治グループ健康保険組合 TEL 03-3273-3950
    受付時間:
    9:00~17:40(土曜、日曜、祝祭日、年末年始を除く)
  • 本基本方針及び個人情報保護管理規程等は、法令等の制定改廃や情勢の変化により、適宜変更いたします。

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個人情報の利用目的の公表について

当健保組合におきましては、被保険者やその被扶養者(以下「加入者」という。)からいただいた各種届出や申請書などに記載されている個人情報、医療機関等に受診された際に、医療機関等から当健保組合に請求される「診療報酬明細書(以下「レセプト」という。)」に記載されている個人情報、健康診断を受けられた際の健診結果数値等の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し、以下のような健康保険事業に活用いたします。

当健保組合の個人情報の利用目的は、大きな意味では、健康保険法に定める「加入者の業務外の疾病、負傷もしくは死亡または出産に関する保険給付を行う」ことを目的とし、「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」こととなります。

しかしながら、健保組合は、レセプトや健診データなど医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする事業に該当し、厚生労働省が示したガイドラインにおいて、より詳細で限定的な目的とすることが望ましいこととされています。したがって、当健保組合においては、個人情報の利用目的や活用方法について、次のように公表いたします。

  • 適用関係の各種届出などについては、以下のように組合業務に活用します。

    • 当健保組合加入時の「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」の記載事項(保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所、年金基礎番号、報酬月額等)を中心に入力処理することによって、被保険者台帳など「マスターデータベース(以下「マスター」という)」を作成し、当健保組合の業務処理コンピューターにデータを収納、健康保険業務全般に活用します。
    • 「被扶養者(異動)届」の提出に際して、課税・非課税証明書、在学証明書などの収入等判定書類によって、認定作業を行います。
    • 「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」のチェック作業が終了した後、「健康保険被保険者証」の発行を行います。
    • 「被保険者資格喪失届」提出の際に、健康保険被保険者証を返還していただき、チェックの上、一定期間保存後に廃棄処分にします。
    • 「マスター」に登録されているデータに変更や追加があるときは、「事項訂正届」により、データの変更等を行います。
    • 「マスター」を用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等のチェック、医療費通知、各種保健事業実施のための対象者抽出や加入者の連絡等にも利用します。
    • 「マスター」の住所、氏名等の連絡先を用いて、当健保組合の資格喪失後も必要に応じて、届出等に記載された連絡先にご連絡することもあります。
    • 医療機関や他の保険者(区市町村、年金事務所を含む。)から資格喪失か否かなど保険診療の照会があった場合、相手先確認の上、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
    • 資格喪失者の資格喪失後の受診などが疑われる場合、他の保険者や医療機関との重複給付調整のため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日などについて、他の保険者等に照会し確認します。
    • 「算定基礎届」、「月額変更届」によるデータを「マスター」に取り込み、保険料(調整保険料、介護保険料を含む)の徴収を行います。また、届出の際に、事業主に給与・賞与台帳等の提出を求め、チェックします。
    • 「マスター」作成及び入力処理の一部、被保険者証の発行、保険料納入告知書等の作成を健康保険業務システム業者「(株)大和総研ビジネス・イノベーション」に委託しています。
    • 人間ドック(女子検診、主婦健診等を含む)受診申し込み者について、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別データを業務委託契約を結ぶ「(株)イーウェル」を介し、指定健診機関に渡し、受診票作成に使用しています。
    • 契約保養所利用者について、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、続柄、性別、年齢データを契約施設に渡し、施設利用申し込みに利用します。
    • 当健保組合機関紙を配布するにあたり、被保険者・任意継続被保険者に係る「マスター」の保険証の記号番号、氏名、住所データを委託業者「(株)法研」に渡し、各家庭への配布に活用します。
  • 現金給付等の給付関係申請書類については、以下のように組合業務に活用します。

    • 業務処理コンピューターにデータを入力し、申請内容をチェックし、適正な給付決定処理を行います。
    • 給付記録をデータ入力保存し、以降の申請チェックに用います。
    • 出産育児一時金の請求者について、「マスター」の保険証の氏名、住所データを業者「(株)赤ちゃんとママ社」に渡し、育児冊子を各家庭に送付します。
    • 出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求者について、他の保険者との重複給付調整の必要上、他の保険者に「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日などを照会し、給付決定します。
    • 他の保険者から出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求の有無について照会があった場合、相手先確認の上、申請、給付の有無について回答します。
    • 傷病手当金の請求者について、レセプトデータを用いて確認し、状況によっては訪問調査し、給付の決定を行います。
  • レセプトについては、健康保険業務システム業者「(株)大和総研ビジネス・イノベーション」にパンチ入力を委託し、本体部分はイメージスキャナーにて読み取りをさせ、データベース化したものを当健保組合の業務処理コンピューターに収納し、組合業務に活用します。

    • レセプトデータをチェックし、請求内容に疑義があるものについて、社会保険診療報酬支払基金に対し、再審査を依頼します。
    • 再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日、資格喪失日、受診日などを伝え、確認を取ります。
    • 同様に、高額療養費の支給が予想される加入者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日などを伝え、確認を取ります。
    • レセプトデータを医療費分析に用い、当健保組合の医療費適正化対策に活用するとともに、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
    • レセプトデータを基に、同月内に複数の医療機関に受診されている加入者を抽出し、指導を行います。
    • レセプトデータを基に、高額療養費、付加給付(一部負担還元金、合算高額療養付加金、家族療養付加金)の支給決定を行います。
    • レセプトデータを参考にし、傷病手当金の支給決定を行います。
    • レセプトデータを参考にし、柔道整復療養等の療養費、第二家族療養費の支給決定を行います。
    • レセプトデータを参考にし、埋葬料、家族埋葬料の支給決定を行います。
    • 開示請求の際にも、そのレセプトデータを出力し、対応します。なお、開示請求に当たって、加入者以外の場合は、開示請求手続きに則り、認められた者のみに開示します。
    • レセプトデータを基に、健康保険業務システム業者「(株)大和総研ビジネス・イノベーション」に委託し、医療費通知を加入者に通知します。
    • 交通事故等第三者の行為によって医療機関にかかり、健康保険証を用いた診療を行われた場合は、損害保険会社に当該加入者のレセプトのコピーを医療費証明として提出します。
    • 海外で医療を受けられた方の医療費明細書等を日本語に翻訳するため、外部翻訳業者に委託します。
    • 「健康保険組合連合会」が実施する高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトコピーとその内容の一部を記載した申請書を健保連・高額医療支援グループに送付し、医療費の助成を受けます。
    • 複数の組合によるレセプト点検研修会の事例とするため、個人情報を消した上で、教材として用います。
  • 健康診査事業のうち健康診断については、事業所が契約している健診機関「(財)日本予防医学協会他」に委託して実施しています。又、人間ドック(女子検診、主婦検診等含む)については、当健保組合が業務委託契約を結ぶ「(株)イーウェル」を介し、イーウェルネットワーク健診機関に委託して実施しています。

    • 健診結果については、健診機関より事業所を通して受診者に通知するとともに、当健保組合はその数値データを健診機関より受け取り、当健保組合の業務処理コンピューターに入力し、健診結果データを「マスター」に保存し、健康診断後の健康相談あるいはその他健康増進事業に利用します。又、今後のデータと比較することによって、健康管理事業や保健指導の参考資料とします。
    • 当健保組合にて健診結果を「マスター」保存するにあたり、コンピューター保存用の基礎データの作成を「(財)日本予防医学協会」他に委託しています。
    • 当健保組合は、事業主との共同事業として、健康診断を実施しており、被保険者の健診結果数値については、双方で、そのデータを保有し、被保険者(従業員)の健康管理に役立てていくこととしております。
  • 役職員人事関係データ及び組合会議員名簿、事業所担当者名簿について

    • 健保組合役職員の就任・採用に関する書類は、使用後、厳重に保管します。
    • 役職員の報酬に関する書類は、厳重に保管し、源泉徴収等の処理に用います。
    • 人事考課等人事に関する書類は、厳重に保管し、人事異動などの際に用います。
    • 組合会議員名簿、理事名簿は組合会、理事会の開催時等の連絡に用います。
    • 事業所担当者名簿については、事業所担当者説明会や健康管理事業推進委員会、その他個別の業務連絡などに用います。

    • 各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、当健保組合の文書管理規程に則り、規定保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。また、紙以外の媒体による個人情報については、システム等運用管理規程に則り、適正に保存管理を行います。
    • 規定の保存年数を経過した個人データや処理が終わり不要となった個人データについては、紙の書類は読みとれない大きさに裁断し、大量個人データの廃棄については、委託業者「レコードマネジメントサービス(株)」に委託し、溶解処理を行います。また、パソコンや磁気媒体の廃棄についても、データ消去ソフトによってデータが読みとれないようにして、廃棄またはリース返却します。

    なお、当健保組合が保有する個人情報については、当健保組合が実施する保健事業以外には用いません。

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共同で実施する健康診査事業の公表について

個人情報保護法においては、個人情報を第三者に提供する場合は、原則として被保険者の同意が必要となります。ただし、①委託先への提供、②合併等に伴う提供、③グループによる共同利用については、法律上、第三者提供には当たらないこととなっています。

明治グループ健康保険組合では、健康診査事業について、事業主と共同で実施し、健診データを共同利用しております。

したがって、法律で求められている①共同利用する旨、②共同利用する個人データ項目、③共同利用する者の範囲、④共同利用する者の利用目的、⑤個人データ管理責任者名もしくは名称について、次のように公表いたします。

  • 事業主との健康診査事業の共同実施について

    当健保組合では、被保険者(従業員)並びにその被扶養者の健康管理を考える上で効率的、効果的に実施するため、「各種健康診査等実施規程」を定め、母体企業の事業主とともに、健康診査事業を共同実施しています。

  • 共同利用する健診データに係る個人情報について

    法定(安衛法)健診、特定健診、人間ドックの受診者に係る氏名、生年月日、性別、事業所名、被保険者名(被扶養者の場合は被扶養者名)、健診種目名、健診受診日、健診実施機関名、検査数値、所見および相談・指導内容。

  • 共同利用する者の範囲

    • 明治グループ健康保険組合の母体企業の各事業主
    • 明治グループ健康保険組合
    • 健診業務委託先
    • 医療従事者(産業医、保健師および看護師)

  • 共同利用する者の利用目的

    事業主及び明治グループ健康保険組合は共同で被保険者ならびにその被扶養者の健康管理を推進し、心身の健康保持の増進ならびに疾病の予防、早期発見、早期治療を図り、併せて衛生教育活動を行い、快適な職場環境の確立をめざします。そのために健診結果を各事業所で保管するとともに、健保組合のコンピューターにデータ保存し、それを基に健保所属の保健師・看護師による健康相談及び健康指導を実施します。又、それらのデータを活用し健康管理事業の策定を行います。

  • 個人情報の管理について責任を有する者

    • 明治ホールディングス(株)
      人事総務部長
    • 明治ホールディングス(株)以外の事業所
      事業主
    • 明治グループ健康保険組合
      常務理事
    • 健診業務委託先事業主またはそれに準じる地位の者

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同意を要する事項について

当健保組合においては、以下の事項について、これらの事項はいずれも第三者提供に該当するため、被保険者の同意が必要となります。

なお、被保険者にとって利益となるもの、または事業主の負担が膨大である上、明示的な同意を得ることが必ずしも被保険者にとって合理的であるとはいえないものについては、厚生労働省のガイドラインによって包括的な同意でよいこととなっています。

したがって、当健保組合では、以下の事項について、包括的な同意とさせていただきますので、同意されない方につきましては、当健保組合の個人情報相談窓口までご連絡下さい。

  • 高額療養費(高額な医療費が発生した場合の医療費の還付金)を被保険者の申請に基づかずに事業主経由で支給すること。
  • 付加給付(医療費等負担額の上乗せ給付金)を被保険者の申請に基づかずに事業主経由で行うこと。
  • 出産育児一時金など現金による給付を事業主経由で支給すること。
  • 医療費通知(受診者名、診療月、医療費、医療機関名等の受診通知)を世帯単位でまとめて行うこと。
    • ※なお、4の医療費通知につきましては、被保険者だけでなく、被扶養者の同意も要する事項となりますので、被扶養者で同意されない方につきましても、当健保組合の個人情報相談窓口までご連絡下さい。

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高額医療給付に関する交付金交付事業の公表について

個人情報保護法においては、個人情報を第三者に提供する場合、原則として被保険者の同意が必要となります。ただし、①委託先への提供、②合併等に伴う提供、③グループによる共同利用――については、法律上、第三者提供に当たらないこととなっています。当健保組合では、高額な医療費が発生した場合に、健保連が実施する高額医療給付に関する交付金交付事業(以下「高額事業」という。)から医療費の助成を受けるため、診療報酬明細書データを共同利用しております。

したがって、法律で求められている①共同利用する旨、②共同利用する個人データ項目、③共同利用する者の範囲、④共同利用する者の利用目的、⑤個人データ管理責任者名もしくは名称――について、次のように公表いたします。

  • 健保連との高額事業の共同実施について

    健保組合と健保連では、健康保険法附則第2条に基づく事業として、組合が高額な医療費が発生した場合に、その費用の一部を健保連から交付する事業を実施しています。その事業の申請のために、レセプトのコピーと当該レセプト受診者氏名、性別、被保険者・被扶養者別、入院外来別、診療年月、レセプト請求金額などを記載した「交付金交付申請総括明細書」を健保連・組合財政支援グループに提出します。この交付を受けることによって、当健保組合の高額医療費の支出が軽減されることとなります。
  • 共同利用する個人データ項目について

    前項の「交付金交付申請総括明細書」の記載項目のほか、請求金額が1千万円以上のレセプトについては、レセプト記載データの全ての項目。
  • レセプトデータを共同利用する者の範囲について

    明治グループ健康保険組合
    健康保険組合連合会:組合財政支援グループ員
    業務委託先:(株)大和総研ビジネス・イノベーション
  • レセプトデータを共同利用する者の利用目的について

    当健保組合においては、高額事業の申請を行うことによって、医療費の一部の交付を受けるためにレセプトデータを利用します。健保連・高額医療支援グループにおいては、全組合からの申請を受理するため、当該組合からの申請が間違いないかをチェックし、適正な交付を行うために利用します。また、特に高額である1月1千万円以上のレセプトについては、個人情報を除いた上で、金額、主病名などについて公表することによって、医療費の高額化傾向を訴えていく材料とします。
  • レセプトデータ等の管理責任者について

    レセプトデータ等の管理責任者は、当健保組合事務長と健保連の組合財政支援グループ グループマネージャーです。

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